احتمالاً شما هم با من هم‌نظر باشید که مستندسازی در انجام فعالیت‌های حرفه‌ای ما بسیار ضعیف و مغفول است.

مستندسازی در واقع به ما کمک می‌کند تا دانش کسب شده در بند ما درآید و بستری را مهیا می‌کند تا توسط آن بتوان فعالیت اجرا شده را تجزیه و تحلیل و بهبود بخشید و همچنین عاملی برای انتقال دانش به دیگر اشخاص و افراد است.

آنچه که امروزه و در عصر فنآوری گه گاه موجبات اختلاف میان افراد می‌شود و حقوق اشخاص را تضعیف می‌نماید همانا عدم انجام مستندسازی فعالیت‌های حرفه‌ای و نبود تاریخچه فعالیت‌ها و تدوین اسناد فنی است.

اما آنچه مورد اهمیت است آن است که برای تمرین و یادگیری مستندسازی چگونه می‌توان اقدام نمود و کار را باید از کجا شروع کرد؟! 

برای این منظور تمایل دارم تجربه خود را در این خصوص با شما به اشتراک بگذارم، هرچند که این مطلب فقط یک پیشنهاد است و شما می‌توانید بر اساس استعداد و توانمندی‌های خود تمرینات بهتری را برنامه ریزی و اجرا نمایید.

نخست باید دانست هیچ چیز جای مداد و کاغذ را نمی‌گیرد، هرچند که می‌توان از ابزارهای امروزی مانند برنامه‌های نوت‌برداری موبایل نیز استفاده نمود، اما بگذارید برای تمرین از همان روش‌های قدیمی استفاده کنیم و بار دیگر با نوشتن آشتی کنیم، زیرا در نوشتن به صورت سنتی روحی وجود دارد که در نوشتن الکترونیکی وجود نخواهد داشت و وجود یک هارد کپی می‌تواند به تثبیت تجربیات ما کمک نماید.

دوم؛ از یک کار غیر مرتبط با فعالیت خود شروع کنید،‌ دلیل این امر این است که اگر بخواهید فعالیت‌های روزانه و حرفه‌ای خود را مستندسازی کنید به علت عمق مطلب احتمالاً دچار وسواس مستندسازی خواهید شد و این باعث می‌گردد تا از کار اصلی خود باز بمانید، لذا از یک امر سرگرم کننده شروع کنید، به طور مثال من از انتخاب، کاشت، پرورش، تکثیر و بنسای نمودن یک گیاه شروع نمودم، ممکن است گیاه شما از بین برود یا رشد خوبی را تجربه نماید، تمام موارد را می‌توانید به صورت تیتر وار در یک دفتر ثبت و ضبط نمایید، به تدریج سعی کنید به جزئیات بیشتری پرداخته و به گونه‌ای عمل کنید که سند مذکور بتواند یک راهنمای تمام عیار پرورش گیاهتان با همین شرایط موجود تهیه شده برای آن باشد.

سوم سعی کنید مستندسازی خود را منتشر کنید، در صورتی که در میان راه با مسائل و مشکلاتی مواجه گردیدید و اگر برای مشکل آن راه حل مناسبی پیدا نموده و یا به منابع اطلاعاتی خاصی دست پیدا نمودید، می‌توانید گزارش نویسی خود را مزین به پانویسی و مراجع و مؤاخذ کنید که این امر خود به غنای مستند شما خواهد افزود.

چهارم پس از چند بار تمرین مستندسازی فعالیت‌ها مانند پرورش گیاه، پخت غذای جدید یا تعمیر یک وسلیه، حال سعی نمایید این مستندسازی را وارد فعالیت حرفه‌ای خود نمایید، لازم نیست از ابتدای فعالیتی که الان در میانه راه آن هستید شروع به نوشتن کنید، بلکه کافی است از همین امروز فعالیت حرفه‌ای خود را مستند کنید، مسائل مهم، رفع مشکلات، عوامل تسهیل کننده، راهنمای کاربران، روش توسعه، بازار شناسی محصول و یا هر آنچه که با محصول (کار، کالا و خدمت) شما در ارتباط است را مستندسازی نمایید.

مستندسازی دارای مزایای فراوانی است من جمله آنکه:

• باعث تثبیت علوم مکتسبه خواهد شد و عاملی برای انتقال دانش محسوب می گردد.
• روش‌های موفق و ناموفق انجام یافته ثبت می‌گردد و می‌توان با مراجعات بعدی فرایندها را بهبود بخشید.
• مستندسازی دارای ارزش تجاری است و می‌تواند در روند ارزش گذاری محصول و کسب و کار شما نقش کلیدی را ایفا نماید.
• برای توسعه محصول در سطوح مختلف می‌توان با رجوع به مستندات تهیه شده، امور را تسهیل نمود.
• مستندسازی باعث عدم انحصار گرایی می‌گردد، توسعه علوم و فنون را در پی داشته و باعث مشارکت عمومی خواهد شد.
• از منظر حقوقی مستندات می‌تواند بخشی از اسرار تجاری محسوب گردد، لذا در مواردی که امکان ثبت پتنت وجود ندارد مستندات می‌توانند نقشی مهم را به عهده بگیرند.
• در دعاوی مربوط به انتقال فنآوری، ارزش گذاری و مالکیت، مستندات می‌تواند یاری گر شما برای توفق بر دعوی محسوب گردد.

و در آخر آنکه مستندسازی می‌تواند برای تهیه کتاب‌ها، کتابچه‌ها و مستندات فنی بهترین شیوه تولید محتوا لحاظ گردد و به واسطه آن می‌توان اطلاعات را طبقه بندی و برای کاربران متفاوت سطح دسترسی  را مطابق با اطلاعات ثبت شده تعریف نمود.