دعاوی بین المللی فرآیندهای حقوقی پیچیده و چالش برانگیزی هستند که شامل چندین طرف، صلاحیت قضایی و قوانین می شوند. آنها اغلب با موضوعاتی با اهمیت جهانی مانند حقوق بشر، تجارت، امنیت و حفاظت از محیط زیست سروکار دارند از این رو برای اطمینان از انصاف، مشروعیت و اثربخشی این دعاوی، دسترسی طرفین به اسناد قانونی، مالی و اداری معتبر و مرتبط ضروری است.

Judges enter the International Court of Justice, or World Court, in The Hague, Netherlands, Wednesday, Oct. 3, 2018, where they ruled on an Iranian request to order Washington to suspend U.S. sanctions against Tehran. (AP Photo/Peter Dejong)

اسناد حقوقی منابع اولیه حقوق و شواهد در دعاوی بین المللی هستند. آنها شامل معاهدات، کنوانسیون ها، اساسنامه ها، مقررات، احکام، نظرات، گزارش ها و سایر اسنادی هستند که حقوق و تعهدات طرفین، صلاحیت و صلاحیت دادگاه ها یا دادگاه ها، و قواعد ماهوی و رویه ای قابل اجرا را تعیین می کنند. اسناد حقوقی همچنین راهنمایی هایی را در مورد چگونگی تفسیر و اعمال این قوانین در زمینه ها و موقعیت های مختلف ارائه می دهند.

اسناد مالی سوابق معاملات، دارایی ها، بدهی ها، درآمدها و هزینه هایی است که به موضوع اختلاف یا طرفین درگیر مربوط می شود. آنها شامل صورتحساب های بانکی، فاکتورها، رسیدها، قراردادها، بودجه ها، حسابرسی ها و سایر اسنادی هستند که وضعیت مالی و عملکرد طرفین را نشان می دهند. اسناد مالی برای تعیین خسارت، غرامت، استرداد یا سایر راه حل هایی که ممکن است توسط دادگاه یا دادگاه صادر شود، مهم هستند.

اسناد اداری سوابق اقدامات، تصمیمات، ارتباطات و رویه هایی است که به اداره و مدیریت اختلاف یا طرفین درگیر مربوط می شود. آنها شامل مکاتبات، صورتجلسه ها، دستور کارها، یادداشت ها، یادداشت ها، فرم ها، درخواست ها، اطلاعیه ها و سایر اسنادی هستند که مراحل انجام شده توسط طرفین یا دادگاه یا دادگاه برای شروع، انجام یا حل اختلاف را مستند می کنند. اسناد اداری برای تضمین شفافیت، پاسخگویی و کارایی فرآیند حل اختلاف مهم هستند.

اسناد حقوقی، مالی و اداری منابع اطلاعاتی مرتبط و مکملی هستند که می توانند به طرفین و دادگاه یا دادگاه در درک حقایق، مسائل و استدلال های پرونده کمک کنند. آنها همچنین می توانند به جلوگیری یا حل تعارضات، سوء تفاهم ها یا ابهاماتی که ممکن است در جریان دعوا ایجاد شود کمک کنند. بنابراین، ضروری است که این اسناد دقیق، کامل، سازگار و قابل دسترس برای همه ذینفعان مربوطه باشد.

برای همین در پیگیری پرونده های حقوقی و قضایی مخصوصا در عرصه بین الملل باید توجه ویژه ای به اسناد و مدارک مالی، حقوقی و اداری نمود زیرا قضات، وکلا و کارشناسان مربوطه تنها بر اساس این شواهد قطعی می توانند دفاعیات لازم را انجام و یا اتخاذ تصمیم نمایند.

ایجاد، بررسی و نگهداشت اسناد مربوطه امری متمرکز است که اصولا توسط دبیرخانه ها صورت می‌ پذیرد و البته وجود اتوماسیون های اداری نیز می تواند در به سرانجام رساندن اینگونه پرونده ها کمک شایانی نماید.

یکی از رایج‌ترین چالش‌هایی که متخصصان حقوق در کار خود با آن مواجه هستند، عدم‌حمایت و همکاری مدیران ارشد است. به نظر می‌رسد که بسیاری از مدیران ارشد، مسائل حقوقی را یک اولویت کم، مزاحم یا حتی تهدیدی برای اختیارات خود می‌دانند. آن‌ها ممکن است توصیه‌های حقوقی را نادیده بگیرند، اقدامات انطباق را به تأخیر بیندازند، یا در برابر اجرای بهترین شیوه‌ها مقاومت کنند. این می‌تواند عواقب جدی برای سازمان داشته باشد، مانند افزایش خطرات قانونی، آسیب به شهرت، یا تحریم‌های نظارتی.

چرا مدیران ارشد این‌گونه رفتار می‌کنند؟ چندین دلیل ممکن وجود دارد، مانند:

عدم آگاهی: برخی از مدیران ارشد ممکن است از پیامدهای قانونی تصمیمات یا اقدامات خودآگاهی کامل نداشته باشند. آن‌ها ممکن است قوانین و مقررات مربوطه یا هزینه‌ها و مزایای بالقوه انطباق را درک نکنند. آن‌ها همچنین ممکن است احتمال یا شدت مشکلات قانونی را دست‌کم بگیرند.

عدم اعتماد: برخی از مدیران ارشد ممکن است به متخصصان حقوقی در سازمان خود اعتماد نداشته باشند. آن‌ها ممکن است آن‌ها را بیش‌ازحد محتاط، متخاصم یا خارج از ارتباط با واقعیت‌های تجاری درک کنند. آن‌ها همچنین ممکن است به شایستگی، اعتبار یا درستی خود شک کنند.

عدم همسویی: برخی از مدیران ارشد ممکن است اهداف و ارزش‌های مشابهی با متخصصان حقوقی در سازمان خود نداشته باشند. آن‌ها ممکن است اولویت‌ها، انگیزه‌ها یا انتظارات متفاوتی داشته باشند. آن‌ها همچنین ممکن است منافع یا برنامه‌های متضادی با سایر ذینفعان داشته باشند.

عدم ارتباط: برخی از مدیران ارشد ممکن است به‌طور مؤثر با متخصصان حقوقی در سازمان خود ارتباط برقرار نکنند. آن‌ها ممکن است راهنمایی، بازخورد یا پشتیبانی روشن ارائه نکنند. آن‌ها همچنین ممکن است به نظرات، پیشنهاد‌ها یا نگرانی‌های آن‌ها گوش ندهند یا به آن‌ها احترام نگذارند.

چگونه متخصصان حقوقی می‌توانند بر این چالش‌ها غلبه کنند و روابط خود را با مدیران ارشد بهبود بخشند؟ در اینجا چند استراتژی ممکن وجود دارد:

آموزش: متخصصان حقوقی باید به مدیران ارشد در مورد جنبه‌های حقوقی کارشان آموزش دهند. آن‌ها باید قوانین و مقررات مربوطه، خطرات و فرصت‌های بالقوه و بهترین شیوه‌ها و استانداردها را توضیح دهند. آن‌ها همچنین باید مثال‌های عینی، مطالعات موردی یا سناریوهایی را برای نشان دادن نکات خود ارائه دهند.

ایجاد اعتماد: متخصصان حقوقی باید با نشان دادن ارزش و تخصص مدیران ارشد، اعتماد ایجاد کنند. آن‌ها باید مشاوره حقوقی به‌موقع، دقیق و عملی ارائه دهند. آن‌ها همچنین باید درک خود را از اهداف و چالش‌های تجاری نشان دهند و راه‌حل‌هایی ارائه دهند که منافع قانونی و تجاری را متعادل کند.

همسویی: متخصصان حقوقی باید خود را با مدیران ارشد با به اشتراک گذاشتن دیدگاه و ارزش‌هایشان هماهنگ کنند. آن‌ها باید اهداف و انتظارات خود را به‌طور واضح و آشکار بیان کنند. آن‌ها همچنین باید به دنبال بازخورد و نظرات مدیران ارشد باشند و سهم و دستاوردهای خود را تصدیق کنند.

ارتباط: متخصصان حقوقی باید با استفاده از زبان روشن، مختصر و متقاعدکننده با مدیران ارشد ارتباط مؤثر برقرار کنند. آن‌ها باید پیام خود را متناسب با مخاطب، زمینه و هدف تنظیم کنند. آن‌ها همچنین باید فعالانه و همدلانه به نظرات و نگرانی‌های مدیران ارشد گوش دهند و با احترام و سازنده به آن‌ها رسیدگی کنند.

با پیروی از این استراتژی‌ها، متخصصان حقوقی می‌توانند یک رابطه مثبت و سازنده را با مدیران ارشد تقویت کنند. این می‌تواند به نفع هر دو طرف و همچنین کل سازمان باشد. مسائل حقوقی چیزی نیست که نادیده گرفته شود یا از آن اجتناب شود. آن‌ها چیزی هستند که باید جدی گرفته شوند و به‌صورت حرفه‌ای با آن‌ها رفتار شوند.